Άδεια απουσίας και έγκριση δαπάνης για συμμετοχή σε συνέδριο

Άδεια Απουσίας και Κάλυψη Δαπανών για Συμμετοχή σε Συνέδριο

Κάθε μέλος ΕΕΔΙΠ μπορεί να αιτηθεί άδειας απουσίας αλλά και κάλυψης των δαπανών του για συμμετοχή σε επιστημονικό συνέδριο ή συνάντηση εργασίας.

Προϋποθέσεις

Το μέλος ΕΕΔΙΠ είναι (συν)συγγραφέας σε επιστημονικό άρθρο το οποίο θα παρουσιάσει ο ίδιος σε συνέδριο ή συνάντηση εργασίας.

Βήματα

1. Αν το συνέδριο είναι σε περίοδο διακοπών πήγαινε στο βήμα 4
2. Το μέλος ΕΕΔΙΠ συντάσσει μια αίτηση άδειας απουσίας και την στέλνει στη γραμματεία του τμήματός του για να εγκριθεί από την Γενική Συνέλευση του Τμήματος (ΓΣΤ) η άδεια απουσίας
3. Το μέλος ΕΕΔΙΠ λαμβάνει το Απόσπασμα Πρακτικού της ΓΣΤ. Εφόσον αυτή είναι θετική μπορεί να απουσιάσει το διάστημα που απαιτείται
4. Το μέλος ΕΕΔΙΠ συνεννοείται με το λογιστήριο για να πληροφορηθεί ποιο ποσό προβλέπεται ως ημερήσια αποζημίωση για τον προορισμό του
5. Το μέλος ΕΕΔΙΠ πηγαίνει στο συνέδριο και πληρώνει τα έξοδά του. Όταν γυρίσει συντάσσει μια αίτηση έγκρισης εξόδων προς το Πρυτανικό Συμβούλιο. Επισυνάπτει στην αίτηση φωτοτυπίες των εξόδων του. Τα έξοδα μπορεί να είναι:
   • Εισιτήρια μέσων μαζικής μεταφοράς μαζί με αποδείξεις αγοράς  (ή την εκτύπωση της αγοράς από Internet) καθώς και κάρτες επιβίβασης στο αεροπλάνο
   • Αποδείξεις ΤΑΞΙ μόνο σε περιπτώσεις που δεν υπάρχει μέσο μαζικής μεταφοράς (π.χ. στα Χανιά από και προς το αεροδρόμιο)
   • Το κόστος συμμετοχής στο συνέδριο (registration fees)
   • Το κόστος του ξενοδοχείου (με την απόδειξη)
   Το ποσό για έγκριση θα είναι το άθροισμα των παραπάνω αποδείξεων συν την ημερήσια αποζημίωση προορισμού επί τις ημέρες διαμονής. Για παράδειγμα η ημερήσια αποζημίωση εσωτερικού είναι 29,35 Ευρώ την ημέρα εκτός από την τελευταία που αποζημιώνεται για 9,78 Ευρώ. Επίσης τα εισιτήρια εσωτερικού αποζημιώνονται με μία προσαύξηση 10% πάνω στην καθαρή τιμή του εισιτηρίου (δεν περιλαμβάνεται τυχόν προμήθεια τουριστικού γραφείου στον υπολογισμό της προσαύξησης). Περισσότερες λεπτομέρειες και τα ποσά ημερήσιας αποζημίωσης για προορισμούς εξωτερικού μπορείτε να μάθετε από το λογιστήριο (εσωτερικό τηλ. 7019). Ακόμα, επισυνάπτει μια φωτοτυπία της εργασίας που παρουσιάστηκε στο συνέδριο και το πρόγραμμα του συνεδρίου. Τέλος στέλνει την αίτηση έγκρισης εξόδων με τα συνημμένα στο Πρυτανικό Συμβούλιο (ΠΣ)
6. Το μέλος ΕΕΔΙΠ λαμβάνει την απάντηση του ΠΣ. Εφόσον αυτή είναι θετική μπορεί να αποζημιωθεί για τα έξοδα που εγκρίθηκαν
7. Το μέλος ΕΕΔΙΠ καλείται από το λογιστήριο να προσκομίσει τις πρωτότυπες αποδείξεις για τα έξοδά του που έχουν εγκριθεί. Σε περίπτωση που εγκριθούν έξοδα αεροπορικών εισιτηρίων πρέπει να προσκομιστούν και τα αποκόμματα των καρτών επιβίβασης

Πρότυπα Αιτήσεων

Αίτηση άδειας απουσίας για συμμετοχή σε συνέδριο προς την ΓΣΤ (βήμα 2)

Αίτηση έγκρισης εξόδων προς το ΠΣ (βήμα 5)